Nesse tópico não pretendo discutir as vantagens, e há muitas, mas o fato é que ser legalizado envolve um tramite burocrático.
Muitas pessoas entregam mil reais na mão de um contador e aguardam sentados o bom senso DELE, mas acredito que ter ciência do que é e representa cada passo é algo importante para que tenhamos consciência do que significa cada papel que TEMOS que TER.

Vou segmentar a coisa para que se possa ter uma percepção de cada passo. 

Consulta Prévia

Como o próprio nome diz, esse é um passo fundamental para que você entenda que não vai ter trabalho em vão.
Não que seja garantia de nada, mas é uma anuência que a atividade pretendida PODE SER exercida no local indicado.
Cada estado tem uma legislação e cada município idem e como estou no Rio farei baseado na Prefeitura do Município do Rio de Janeiro (Capital) posto que os tramites se assemelham, mas resguardo a possibilidade de possíveis diferenças.

Uma boa noticia é que o Primeiro Passo você pode fazer pela Internet mesmo.
Acessando o Site da Prefeitura www.rio.rj.gov.br você tem ao alto um item chamado Guia de Serviços.
Embora não seja NADA INTUITIVO e tampouco permita um link direto, basta você acessar o item.

LICENCIAMENTO

Em categorias que aparece à esquerda e na lista que aparece à direita você escolhe:

Consulta Prévia de Local pela INTERNET!

Isso mesmo. Para dar o seu primeiro passo rumo a legalidade você não precisa nem sair de casa.

Vai aparecer uma TELA com um dígito para verificação onde você vai ter que repetir o que aparece acima e embaixo, presumindo que você estará ABRINDO A Empresa, mesmo que ela já esteja funcionando não legalizada, você irá selecionar:

Inicio de Atividade

Ok! Agora começa!

Embora esse não seja dos piores, você precisa saber a inscrição predial do seu imóvel.
Se você não estiver com seu carnê de IPTU (pode ser qualquer ano) você pode selecionar:

Pesquisa de logradouros

Logo abaixo e você vai cair numa tela em que você precisa achar o seu imóvel (loja, apartamento, casa sobrado, puxadinho ou seja lá onde você tiver montado seu estabelecimento). No ITEM:

TIPO
Você vai dizer se a sua rua é Avenida, travessa, praça, estrada ou que tipo de nomenclatura ela recebe, normalmente é RUA mesmo, mas se não for, identifique, se for, marque Rua e vamos ao próximo item.

NOBREZA
Não ria, é sério, aqui você tem que preencher se depois de RUA você tem algum pronome de tratamento como Professor, Dom, Marechal, Conde, ou seja, lá o que for. Porque isso de fato não faz parte do nome, mas do tratamento que se dá à pessoa que se homenageou com a Rua. Por exemplo, nem eu sabia, mas a minha Rua Lauro Sollero, não existe, o nome certo da Rua é Professor Lauro Sollero. Só que o Professor ninguém usa, mas para a prefeitura faz diferença. Se não existir, ignore e DEIXE EM BRANCO!

NOME
Aqui o negócio começa. Para evitar erros, se sua rua tiver um nome complicado, evite o nome complicado, tipo Alberto Scrwtszon, coloque só Alberto. Vai aparecer um monte de Alberto, mas com certeza você vai achar fácil o Scrwtszon na lista, é melhor que tentar acertar o nome do sujeito e ficar tendo o retorno de nomes vazios.
Assim que você achar o nome da Rua, CLIQUE no nome da rua, vai aparecer um campo para digitar:

NÚMERO
OBVIO que é o numero do seu estabelecimento. Preencha com o número apenas, sem complemento, do tipo casa 1, apto 101, loja 4 , fundos ou coisas do tipo.

AVANÇAR
Ok! Agora você seleciona o complemento da sua lojinha na lista. Pronto, você já fez o trabalho difícil parte 1.
Na próxima tela você preenche com seus dados, nome completo, CPF e blablabla. Preencha corretamente seu e-mail porque é por ele que você recebe resposta! 

CODIGO DE ATIVIDADE
OK! Acesse Aqui: http://www.rio.rj.gov.br/clf/clf23.htm
Nessa busca você vai fazer o primeiro item realmente decisivo de sua legalização.

O que VOU SER?

Se você pretende oferecer acesso a internet às pessoas que freqüentam seu estabelecimento, você é orientado a incluir o item:
226696 PROVIMENTO DE ACESSO E INFORMAÇÕES JUNTO À Internet

Apesar de eu achar que esse item deveria ser restrito a empresas de Provimento de serviços como UOL, TERRA, IG e afins, eu levei 3 multas da prefeitura porque não tinha isso no meu Alvará.

Bom, infelizmente isso quase te impossibilita ao mesmo tempo ser considerada microempresa para o município, mas... Nada impede que você o seja para as outras instancias do poder publico, (estado e governo federal)

A Partir dae aconselho a você digitar DADOS na caixa de busca abaixo, você vai ter uma lista com as seguintes opções:

121142 MÁQUINAS DE PROCESSAMENTO DE DADOS-IND < apenas para o caso de você fabricar (Ind= Industria)
217042 ALUGUEL DE MÁQUINAS PARA PROCESSAMENTO DE DADOS < exatamente o que a gente faz, COLOQUE ESSE ITEM. como principal sempre.

226181 BUREAU DE SERV E CENTRO DE PROCESSAMENTO DE DADOS < pode ser posto se você fizer impressão para fora ou se tiver bureu de serviços.

235148 CURSO DE PROCESSAMENTO DE DADOS < isso seria ótimo, inclusive por considerar que nossa função social é disseminadora do conhecimento digital, mas, curso de informática é o mesmo que dar adeus ao simples, e a toda gama de incentivos oficiais.

226459 PROCESSAMENTO DE DADOS < se você faz paginas pra net ou coisas do tipo.

243051 REPARAÇÃO DE MÁQUINAS DE PROCESSAMENTO DE DADOS < se você conserta maquinas na sua Lan

416100 MAQ E SUPRIMENTOS PARA PROCESS DE DADOS-COM VAR < se você Vende computadores ou peças ou impressoras.

416282 SUPRIMENTOS PARA PROCESSAMENTO DE DADOS - COM VAR < se você Vende Cartuchos, folhas, ou outros suprimentos. 

Como você pode ver, não ha uma fórmula de bolo, há um critério, mas cada empresa se dedica a um conjunto de atividades.
Se você pratica tal e tal coisa, precisa ter tal e tal coisa no seu alvará.

Mas isso é só o começo.
Preenchido e postos todos os itens, você submete a consulta e aguarda.
Considerando uma situação de normalidade, em dois dias um fiscal vai aparecer no seu endereço e vai inspecionar basicamente se o endereço comporta atividade comercial.

Por padrão, TODAS SÃO NEGADAS,

Mas não desanime, é a hora que a brincadeira realmente começa!
Você imprime o resultado da consulta e se dirige a http://www.rio.rj.gov.br/clf/clf51.htm e dá entrada em um recurso.

Por incrível que pareça, quase todos os recursos são aprovados. A partir dessa aprovação é que você passa ao segundo passo, a JUNTA COMERCIAL!

Tirando seu CNPJ

Agora você já tem sua consulta prévia e seu contrato social registrado bem como seu Registro Estadual de Microempresa (me).

Vamos tirar o CNPJ! 

Comece por aqui:
http://www.receita.fazenda.gov.br/TextConcat/Default.asp?Pos=4&Div=GuiaContribuinte/CNPJ/

Você vai descobrir que você tem que baixar isso aqui:
http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/DownloadPGDCNPJ.htm

E isso aqui:
http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaFisica/ReceitaNet/recnet.htm

Um programa é o que você vai usar para realmente montar seu CNPJ e o outro só serve para transmitir os dados.

CNPJ tem segredo?
- Sim e Não!

Não tem segredo no sentido de dificuldade, mas tem umas paradas que vale a pena ter cuidado!
Primeiro você precisa ter em mente que agora você precisa repetir aquele treco de saber o que você vai fazer para poder preencher os dados de uma lista totalmente diferente!

Os códigos da prefeitura não servem para cá, muito embora queiram dizer mais ou menos a mesma coisa.

http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/CNAEFiscal/cnaef.htm

Aqui você tem uma lista das atividades que REALMENTE CONTAM para a maior parte das coisas. Exceto para a prefeitura!

E ai surge algo interessante! Como diria o Jack Estripador, vamos por partes!

8599-6/03 CURSOS DE INFORMÁTICA
8599-6/03 INFORMÁTICA; CURSO, ENSINO DE
Esses dois são os UNICOS que realmente nem no governo federal você pode colocar porque senão esquece do SIMPLES!
Você pode encher das demais, mas colocando qualquer um desses ai, danou-se! É SIMPLES negado na hora pelo próprio sistema sem choro nem vela.

Mas vamos lá!

A ATIVIDADE PRINCIPAL!
Código Descrição CNAE
8299-7/07 ACESSO À INTERNET COMBINADO COM FAX , DIGITAÇÃO, ESCANEAMENTO, ETC; SALA DE
8299-7/07 ACESSO À INTERNET PARA APOIO ADMINISTRATIVO OU ESCRITÓRIO; SALA DE
8299-7/07 LAN HOUSE COM ACESSO À INTERNET PREDOMINANTE PARA APOIO ADMINISTRATIVO OU ESCRITÓRIO
8299-7/07 POSTO TELEFÔNICO

CNAE SECUNDÁRIO!

Pode haver vários CNAEs secundários

9511-8/00 EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA; MANUTENÇÃO E REPARAÇÃO
se você fizer conserto inclua esse ai de cima!

4751-2/00 ACESSÓRIOS PARA EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA; COMÉRCIO VAREJISTA
4751-2/00 EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA; COMÉRCIO VAREJISTA
4751-2/00 FORMULÁRIOS CONTÍNUOS PARA INFORMÁTICA, EXCETO PRÉ-IMPRESSOS; COMÉRCIO VAREJISTA
4751-2/00 PEÇAS E ACESSÓRIOS PARA EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA; COMÉRCIO VAREJISTA
4751-2/00 PERIFÉRICOS PARA INFORMÁTICA; COMÉRCIO VAREJISTA
4751-2/00 SUPRIMENTOS PARA INFORMÁTICA; COMÉRCIO VAREJISTA
todos esses ai de cima tem o mesmo código colocar um é colocar todos.

Pois bem, vamos preencher...

Na primeira tela:
pessoa jurídica
inscrição
inscrição de matriz

Preencha o nome de sua empresa conforme o que já foi aprovado pela junta comercial e a unidade da federação.

Na próxima tela vem a primeira grande dificuldade para mim.
É fácil, preencha as opções:

101 - Inscrição de primeiro estabelecimento
301 - Inclusão no simples Federal por Opção da Empresa

Mas e as datas?
Para resumir BEEEEEEEEM.
Coloca a data em que a JUNTA Comercial APROVOU O SEU CONTRATO!

Mesmo que você tenha datado o contrato no dia 10, se a junta aprovou o seu contrato no dia 15, é essa data que precisa ser posta nesses DOIS campos.

O resto é só preencher conforme suas atividades.

O nome fantasia entra em ação aqui! E o preenchimento é bem fácil, não esqueça que o sistema do formulário é bem parecido com o do imposto de renda,
preencha as informações de AMBOS OS SÓCIOS e que ambos os sócios gozam da classificação 49!

Sócio proprietário!

Após o envio, você terá um prazo e se tudo der certo seu processo será pré-aprovado.

Em sendo, você precisa, imprimir um tudo e reconhecer a firma no cartório junto a uma cópia autenticada do contrato social no cartório.

Como disse no início, se achar que é muito complicado, um contador pode fazer tudo isso para você, mas essa é uma dica para quem quer evitar essas despesas porém quer estar com sua firma aberta.

E é isso ae! Mãos à obra e Boa Sorte!

Por Mario Brandão

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